Pilot und Einführung
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. VoxDrop lässt sich klein anfangen — ein abgegrenzter Pilot mit klaren Kriterien, dann Schritt für Schritt mehr.
Pilot
Ein abgegrenzter Use Case, kleine Nutzergruppe und klare Kriterien für die fachliche und technische Erstprüfung.
Fachbereich
Regelbetrieb für Teams mit wiederkehrendem Bedarf in Dokumentation, Schulung oder Kommunikation.
Organisation
Erweiterter Betrieb mit abgestimmten Verantwortlichkeiten, Unterlagen und Skalierungsoptionen.
Warum VoxDrop für Behörden?
Damit Sie es intern durchbekommen: Beschaffung, Datenschutz und Sicherheit sind von Anfang an mitgedacht.
Anschlussfähig für EVB-IT Cloud
Vertragsunterlagen sind für typische Prüfstrecken vorbereitet, ohne eine pauschale Freigabe zu behaupten.
Schnellere interne Weitergabe
AVV, TOMs, SLA und weitere Unterlagen sind sortiert und leichter an IT, Datenschutz und Beschaffung weiterleitbar.
Für nachvollziehbare Entscheidungen gebaut
In Behörden muss jeder Schritt begründbar sein. Darum: verständliche Sprache statt Tool-Jargon, ein Prüfbericht als Nachweis — und ein Einstieg, der klein als Pilot beginnt und sich später ausweiten lässt.
Wo Ihre Daten verarbeitet werden
Bevor Sie Dokumente hochladen, sollten Sie wissen, wo sie verarbeitet werden. Wir legen den Datenweg offen — damit Ihr Datenschutz und Ihre IT ihn schnell bewerten können.
Wo Ihre Inhalte verarbeitet werden
VoxDrop läuft auf Servern in Deutschland. Für die Umwandlung von PowerPoint zu PDF/UA analysiert zusätzlich ein KI-Dienst die Folieninhalte — VoxDrop nutzt dafür Mistral AI, einen europäischen Anbieter aus Frankreich, ausschließlich über dessen EU-Endpoint. Folieninhalte werden für diese Analyse an Mistral übermittelt und bleiben dabei im europäischen Rechtsraum. Mistral ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingebunden und in Datenschutzerklärung, AVV, TOMs und Subunternehmer-Verzeichnis ausgewiesen.
Wofür Mistral genutzt wird
Visuelle Analyse der Folien und Zusammenfassung der Inhalte — nicht für die Prüfentscheidung selbst.
Als Auftragsverarbeiter ausgewiesen
Transparent dokumentiert in Datenschutzerklärung, AVV, TOMs und Subunternehmer-Verzeichnis.
Keine pauschale Freigabe
Ob die Verarbeitung für Ihren Fall passt, hängt von Vertrag, Betriebsmodus und Datenart ab — das klären wir gemeinsam.
Datenschutzunterlagen
Datenschutzerklärung, AVV, TOMs und Subunternehmer-Verzeichnis machen die Verarbeitung prüfbar.
DE/EU-Betrieb dokumentiert
Die Verarbeitungswege sind offengelegt; Mistral AI wird als europäischer KI-Dienstleister ausgewiesen.
Zweckbindung und Transportverschlüsselung
Verbindungen laufen über HTTPS/TLS; Inhalte werden nur für Aufbereitung, Analyse und Prüfbericht genutzt.
BITV- und WCAG-orientiert
Die Werkzeuge unterstützen die Vorbereitung barrierearmer Dokumente und zeigen offene Prüfpunkte.
Prüf- und Verarbeitungsspuren
Aufbereitungs-, Review- und Löschschritte lassen sich für interne Freigaben dokumentieren.
Löschung und Export
Temporäre Jobdaten, Exportwege und Löschprozesse sind Teil der Bewertungsunterlagen.
Unterlagen für Beschaffung und Bewertung
Die Unterlagen sind als zusammenhängende Bibliothek sortiert, damit IT, Datenschutz, Beschaffung und Leitung nicht mit verstreuten Links arbeiten müssen.
Die wichtigsten Unterlagen auf einen Blick.
Beschaffung
Leistungsbeschreibung
Aktualisierte Servicebeschreibung für Ausschreibungen und Erstbewertung.
Betrieb
Service Level Agreement (SLA)
Standard-SLA mit Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Supportmodell.
Datenschutz
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Bezug zu Unterauftragnehmern und KI-Verarbeitung.
IT-Sicherheit
Technisch-organisatorische Maßnahmen
Aktualisierte TOMs mit sichtbarem Nachweisstatus für Plattform- und KI-Verarbeitung.
IT-Sicherheit
BSI C5:2026 Übergangsmapping
Arbeitsmapping für C5:2026; kein C5-Testat.
Beschaffung & Bewertung
Unterlagen für Erstbewertung, Angebotseinordnung und vertragliche Vorbereitung.
Beschaffung
Leistungsbeschreibung
Aktualisierte Servicebeschreibung für Ausschreibungen und Erstbewertung.
Betrieb
Service Level Agreement (SLA)
Standard-SLA mit Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Supportmodell.
Datenschutz
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Bezug zu Unterauftragnehmern und KI-Verarbeitung.
Sicherheit & Betrieb
Dokumente für Datenschutz, Sicherheitsbewertung, Compliance und laufenden Betrieb.
IT-Sicherheit
Technisch-organisatorische Maßnahmen
Aktualisierte TOMs mit sichtbarem Nachweisstatus für Plattform- und KI-Verarbeitung.
IT-Sicherheit
BSI C5:2026 Übergangsmapping
Arbeitsmapping für C5:2026; kein C5-Testat.
Betrieb
Exit- und Löschkonzept
Datenportabilität, Übergabe und Löschprozesse.
Rechtliches & Transparenz
Verzeichnis- und Erklärungstexte zur Anbieter- und Verarbeitungstransparenz.
Datenschutz
Subunternehmer-Verzeichnis
Liste aller eingesetzten Unterauftragnehmer einschließlich KI-Dienstleister.
Fachbereich
Erklärung zur Barrierefreiheit
WCAG 2.2 AA Orientierung von VoxDrop selbst.
Datenschutz
Datenschutzerklärung
Informationen nach DSGVO, einschließlich Mistral-gestützter PPTX-Verarbeitung.
Recht
Impressum
Anbieterkennzeichnung und Kontakt.
Service Level Agreement
Interesse an VoxDrop für Ihre Behörde?
Wir beraten Sie zu Einsatzmöglichkeiten, Unterlagen und schrittweiser Einführung.
