Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Nutzerkonto (optional)

Wenn Sie ein Konto erstellen, speichern wir:

• E-Mail-Adresse – für Login und Kommunikation
• Passwort – verschlüsselt gespeichert (bcrypt, 12 Runden)
• Organisation – falls angegeben
• Nutzungsstatistik – Anzahl Transkriptionen/Videos pro Monat

Speicherdauer: Solange Ihr Konto besteht. Nach Kontolöschung werden Kontodaten gelöscht, Audit-Logs anonymisiert und zugehörige Dateien entfernt. Rechnungsdaten bewahren wir 10 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß HGB/AO).
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.2 Audio- und Videodateien

Wenn Sie Dateien zur Transkription hochladen:

• Dateien werden nur während der Verarbeitung gespeichert
• Verarbeitung erfolgt standardmäßig lokal auf unserem deutschen Server (Hetzner)
• Keine Übertragung an Drittanbieter (OpenAI, Google, etc.) im Standardbetrieb
• Dateien werden nach Verarbeitung gelöscht oder spätestens nach 24-72h automatisch entfernt

Optionaler Cloud-Modus: Falls der Betreiber den Cloud-Modus für Transkription explizit aktiviert, werden Audiodaten an einen externen KI-Dienst (z.B. OpenAI) übermittelt. In diesem Fall informieren wir vorab und passen die Datenschutzerklärung entsprechend an.

Transkripte werden nicht auf unseren Servern gespeichert. Sie werden direkt an Sie übermittelt und verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät. Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Transkripte.

2.3 Dateien, Freigaben und Zwischenresultate

Für Funktionen wie Dateifreigabe, Aufnahmen, PPTX-Konvertierung oder Podcast-Erstellung speichern wir Dateien vorübergehend auf dem Server.

• Aufnahmen: maximal 24 Stunden
• Dateifreigaben: 24-72 Stunden (je nach gewählter Laufzeit)
• Job-Ergebnisse: maximal 24 Stunden

Assistierte Dokumentaufbereitung: Für dokumentbezogene Vorarbeiten wie Alt-Text-Kandidaten, Strukturanalysen und barrierearme PDF-Arbeitskopien können Inhalte hochgeladener Dokumente an unseren Auftragsverarbeiter Mistral AI SAS (Frankreich, Verarbeitung in der EU) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO übermittelt werden. Es werden ausschließlich die Inhalte des hochgeladenen Dokuments übermittelt, keine Konto- oder Zahlungsdaten.

2.4 Protokolldaten (Audit-Logs)

• IP-Adresse – anonymisiert durch Hashing (SHA-256)
• Zeitstempel – wann Aktionen durchgeführt wurden
• Aktionstyp – z.B. Login, Transkription gestartet

Speicherdauer: 90 Tage
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

3. Keine Tracking-Cookies, kein Tracking

Wir setzen keine Tracking-Cookies ein und nutzen keine Dienste zur Besucheranalyse oder zum Marketing-Tracking.

• Keine Tracking-Cookies
• Keine Tracking-Pixel
• Keine Analytics-Dienste (Google Analytics, etc.)
• Keine Social-Media-Plugins

Zur Bereitstellung notwendiger Funktionalität (z.B. UI-Einstellungen) nutzen wir den lokalen Speicher (LocalStorage) Ihres Browsers. Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät. Für den Login verwenden wir technisch notwendige, sichere Session-Cookies (HttpOnly) — diese dienen nicht dem Tracking.

4. Hosting und Auftragsverarbeitung

Unsere Server werden betrieben von:

Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Plattform- und Verarbeitungsdaten werden im Standardbetrieb in deutschen Rechenzentren verarbeitet.

4.2 E-Mail-Versand

An Resend wird ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse übermittelt. Resend ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; Rechtsgrundlage ist der Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO.

4.3 Einwilligung bei Registrierung

Bei der Registrierung holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Datenverarbeitung ein (Art. 7 DSGVO). Diese wird mit Zeitstempel und Version dokumentiert und ist jederzeit durch Kontolöschung widerrufbar.

4.4 Verarbeitungsaufträge (Jobs)

Temporäre Verarbeitungsdaten werden maximal 24 Stunden zwischengespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

5. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

Für die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@voxdrop.live

6. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

7. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich aktualisiert werden. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.

Stand: Mai 2026