Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Nutzerkonto (optional)

Wenn Sie ein Konto erstellen, speichern wir:

• E-Mail-Adresse - für Login und Kommunikation
• Passwort - verschlüsselt gespeichert (bcrypt, 12 Runden)
• Organisation - falls angegeben
• Nutzungsstatistik - Anzahl Transkriptionen/Videos pro Monat

Speicherdauer: Solange Ihr Konto besteht. Nach Kontolöschung werden Kontodaten gelöscht, Audit-Logs anonymisiert und zugehörige Dateien entfernt. Rechnungsdaten bewahren wir 10 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß HGB/AO).
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.2 Audio- und Videodateien

Wenn Sie Dateien zur Transkription hochladen:

• Dateien werden nur während der Verarbeitung gespeichert
• Verarbeitung erfolgt standardmäßig lokal auf unserem deutschen Server (Hetzner)
• Keine Übertragung an Drittanbieter (OpenAI, Google, etc.) im Standardbetrieb
• Dateien werden nach Verarbeitung gelöscht oder spätestens nach 24-72h automatisch entfernt

Optionaler Cloud-Modus: Falls der Betreiber den Cloud-Modus für Transkription explizit aktiviert, werden Audiodaten an einen externen KI-Dienst (z.B. OpenAI) übermittelt. In diesem Fall informieren wir vorab und passen die Datenschutzerklärung entsprechend an.

Transkripte

Die generierten Transkripte werden nicht auf unseren Servern gespeichert. Sie werden direkt an Sie übermittelt und verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät. Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Transkripte.

Speicherdauer: Keine Speicherung - sofortige Löschung nach Übermittlung
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.3 Dateien, Freigaben und Zwischenresultate

Für Funktionen wie Dateifreigabe, Aufnahmen, PPTX-Konvertierung oder Podcast-Erstellung speichern wir Dateien vorübergehend auf dem Server.

• Aufnahmen: maximal 24 Stunden
• Dateifreigaben: 24-72 Stunden (je nach gewählter Laufzeit)
• Job-Ergebnisse: maximal 24 Stunden

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.4 Protokolldaten (Audit-Logs)

Für Sicherheitszwecke speichern wir:

• IP-Adresse - anonymisiert durch Hashing (SHA-256)
• Zeitstempel - wann Aktionen durchgeführt wurden
• Aktionstyp - z.B. Login, Transkription gestartet

Speicherdauer: 90 Tage
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) - Sicherheit und Missbrauchsprävention

3. Keine Tracking-Cookies, kein Tracking

Wir setzen keine Tracking-Cookies ein und nutzen keine Dienste zur Besucheranalyse oder zum Marketing-Tracking.

• Keine Tracking-Cookies
• Keine Tracking-Pixel
• Keine Analytics-Dienste (Google Analytics, etc.)
• Keine Social-Media-Plugins

Zur Bereitstellung der notwendigen Funktionalität (z.B. UI-Einstellungen wie Sidebar-Status, Upload-Optionen oder zuletzt verwendete Tool-Konfigurationen) nutzen wir den lokalen Speicher (LocalStorage) Ihres Browsers. Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Für den Login verwenden wir technisch notwendige, sichere Session-Cookies (HttpOnly), damit Ihre Anmeldung im Browser funktioniert. Diese Cookies dienen nicht dem Tracking.

4. Hosting und Auftragsverarbeitung

Unsere Server werden betrieben von:

Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet.

4.2 E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails (z.B. E-Mail-Verifizierung, Benachrichtigungen) nutzen wir:

An Resend wird ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse übermittelt, um Ihnen E-Mails zuzustellen. Resend ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung in die USA ist der Angemessenheitsbeschlussnach Art. 45 DSGVO.

4.3 Einwilligung bei Registrierung

Bei der Registrierung holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Datenverarbeitung ein (Art. 7 DSGVO). Diese Einwilligung wird mit Zeitstempel und Version in unserer Datenbank dokumentiert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihr Konto löschen.

4.4 Verarbeitungsaufträge (Jobs)

Temporäre Verarbeitungsdaten (z.B. bei Transkriptionen, Konvertierungen) werden maximal 24 Stunden zwischengespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

5. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

Für die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@voxdrop.live

6. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

7. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich aktualisiert werden. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.

Stand: Januar 2026